Måske har I allerede talt om det i opgangen. Måske er der nogle af jer, der gerne vil engagere sig mere i ejendommen. Eller måske er I bare nysgerrige på, hvordan I får en fælles stemme.
Uanset hvor idéen begynder, er det første skridt ofte det samme: Tal med hinanden.
En beboerrepræsentation fungerer bedst, når der er opbakning blandt jer, og når flere har lyst til at bidrage. Derfor kan det være en god idé at starte med at stikke en føler ud hos naboerne og høre, om andre deler interessen.
Når I er klar til at gå videre, er der nogle formelle krav, I skal følge.
Krav for at oprette en beboerrepræsentation:
- Ejendommen skal have mindst seks lejemål.
- Min. 50 % af beboelseslejerne skal deltage i mødet (ellers kan der holdes en efterfølgende skriftlig urafstemning).
- Mere end 50 % af de fremmødte skal stemme for.
- Ejendomsadministrationsselskabet (DEAS) skal informeres om, at der er oprettet en beboerrepræsentation.
1. Undersøg, om I kan oprette en beboerrepræsentation
En beboerrepræsentation kan oprettes på ejendomme med seks eller flere beboelseslejemål.
Inden I går videre, er det en god idé at undersøge interessen blandt de øvrige beboere. Tal eksempelvis med naboerne om:
- om der er opbakning til at oprette en beboerrepræsentation
- hvem der kunne have lyst til at stille op som repræsentant
- hvem der eventuelt kunne have lyst til at være suppleant
- hvordan I forestiller jer at fordele arbejdet
Antallet af repræsentanter afhænger af ejendommens størrelse. I ejendomme med færre end 13 beboelseslejemål skal der vælges én beboerrepræsentant. I ejendomme med 13 eller flere beboelseslejemål skal vælges tre beboerrepræsentanter.
2. Indkald til et stiftende beboermøde
Der skal med mindst 8 dages varsel indkaldes til et 'stiftende beboermøde'. Beboermødet kan indkaldes af.
Indkaldelsen skal:
- være skriftlig
- sendes med mindst otte dages varsel
- eksempelvis ske via opslag i opgangene eller ved brev eller mail
Det stiftende beboermøde kan indkaldes af:
- enhver lejer af en beboelseslejlighed
- et medlem af en lejers husstand
- en lejerforening, der har medlemmer blandt beboerne
Til mødet skal der indkaldes:
- lejere af beboelseslejligheder – undtaget lejere i fremlejeforhold
- lejere af seperate enkeltværelser
- lejere af erhvervslejemål
- Udlejer
3. Lav en tydelig dagsorden
Det skal være klart for alle, hvad I skal tage stilling til på det stiftende beboermøde.
Dagsordenen bør omfatte følgende punkter:
- oprettelse af en beboerrepræsentation
- valg af repræsentanter
- eventuelt valg af suppleanter
- fastlæggelse af beboerrepræsentationskontingent
Kun lejere af beboelseslejligheder og deres husstandsmedlemmer kan vælges som repræsentanter.
I kan også vælge suppleanter. En suppleant kan træde ind, hvis en repræsentant flytter eller stopper undervejs. Det kan samtidig være en god måde at engagere flere af jer i arbejdet.
4. Stem om beboerrepræsentationen
På mødet skal I først tage stilling til, om I ønsker at oprette en beboerrepræsentation.
Ved afstemningen gælder:
- Hver beboelseslejlighed har én stemme.
- Kun lejere af beboelseslejligheder eller deres husstandsmedlemmer har stemmeret.
- Mindst 50 % af de stemmeberettigede lejere skal deltage, hvis beslutningen skal kunne træffes uden en efterfølgende urafstemning.
- Et flertal af de fremmødte stemmeberettigede skal stemme for.
- I kan lade jer repræsentere ved fuldmagt, hvis I ikke selv kan være fysisk til stede.
Hvis kravene er opfyldt, kan beboerrepræsentationen etableres på baggrund af mødet.
5. Hvis færre end halvdelen deltager
Færre end 50 % fremmødte betyder ikke nødvendigvis, at I skal starte forfra.
Hvis et flertal af de fremmødte stemmer for at oprette en beboerrepræsentation, skal beslutningen efterfølgende bekræftes gennem en urafstemning.
Ved urafstemningen gælder:
- Afstemningen skal være skriftlig.
- Alle stemmeberettigede lejere skal modtage en stemmeseddel.
- Hver beboelseslejlighed har én stemme.
- Et flertal af de afgivne stemmer skal stemme for oprettelsen.
- Der er ikke krav om et bestemt minimumsantal afgivne stemmer.
Hvis et flertal af de afgivne stemmer bekræfter beslutningen, er beboerrepræsentationen etableret.
6. Vælg jeres repræsentanter
Når I har besluttet at oprette beboerrepræsentationen, skal I vælge, hvem der skal repræsentere jer.
Kun lejere af beboelseslejligheder og deres husstandsmedlemmer kan vælges.
Når repræsentationen er valgt, konstituerer den sig selv. Det betyder, at repræsentanterne blandt andet aftaler:
- hvem der skal være forperson
- hvem der skal være kasserer
- hvordan opgaver og ansvar skal fordeles
- hvem der står for kontakten til de øvrige beboere
- hvordan I holder hinanden opdateret
Det er en god idé at forventningsafstemme fra begyndelsen. Arbejdet behøver ikke nødvendigvis være meget tidskrævende, men I repræsenterer de øvrige beboeres interesser, og der følger både rettigheder og pligter med rollen.
7. Tag stilling til kontingentet
På det stiftende beboermøde skal I også tage stilling til, hvor stort et beløb der skal opkræves til beboerrepræsentationens arbejde.
Beløbet må maksimalt udgøre 575 kr. årligt pr. beboelseslejlighed i 2025-niveau. Hvis I ønsker et højere beløb, skal der indhentes individuel tilslutning fra samtlige beboere.
Når beløbet er fastlagt:
- skal udlejer orienteres om beløbets størrelse
- opkræver udlejer beløbet sammen med huslejen
- udbetaler udlejer efterfølgende beløbet til beboerrepræsentationen
8. Dokumentér beslutningen og giv besked
Husk at skrive et referat fra det stiftende beboermøde, så det er dokumenteret, hvad I har besluttet.
Når beboerrepræsentationen er etableret, skal DEAS og PKA Ejendomme informeres om:
- hvem der er valgt som repræsentanter
- hvordan beboerrepræsentationen kan kontaktes
- størrelsen på det beløb, der skal opkræves til beboerrepræsentationens arbejde
Det er ikke et krav, at I opretter en fælles mailadresse, men det kan være en god idé. En fælles mail gør det lettere at sikre kontinuitet, fordi adressen kan overdrages til nye repræsentanter senere.
Når beboerrepræsentationen er på plads
Når I har etableret beboerrepræsentationen, bliver den jeres faste talerør i dialogen med os og får de rettigheder, der følger af lejeloven og bekendtgørelsen om beboerrepræsentation.
Jeres beboerrepræsentation bliver blandt andet:
- inddraget i den årlige gennemgang af ejendommens vedligeholdelsesplan
- hørt og inddraget i relevante forhold og større projekter på ejendommen
- en fast dialogpartner for PKA Ejendomme og DEAS
Husk det årlige beboermøde
Når I har en aktiv beboerrepræsentation, skal I hvert kalenderår inden den 1. april holde et beboermøde.
Her skal I blandt andet:
- aflægge beretning for det foregående år
- aflægge regnskab for det foregående år
- vælge beboerrepræsentanter
- fastsætte det beløb, der skal opkræves til beboerrepræsentationens arbejde
- beslutte, hvad beboerrepræsentationen skal beskæftige sig med fremover
Efter mødet skal udlejer orienteres om:
- hvem der er valgt som beboerrepræsentanter
- hvordan beboerrepræsentationen kan kontaktes
- størrelsen på det beløb, der fremover skal opkræves
Det begynder med en snak
Det kan måske virke omfattende, når alle reglerne står samlet. Men en beboerrepræsentation starter sjældent med paragraffer og formalia.
Den starter med mennesker.
Med en snak i opgangen, over hækken eller i gården. Med nogle af jer, der har lyst til at engagere jer lidt mere i det sted, I bor.
I behøver derfor ikke have styr på det hele fra begyndelsen. Start med at tale sammen og finde ud af, om interessen er der. Derefter kan I tage processen skridt for skridt.
Har du spørgsmål om beboerrepræsentationen?
Du kan læse mere beboerrepræsentationens
arbejde under tips og tricks.
Du er også meget velkommen til at kontakte vores
trivselskoordinator Anja Gredal på: AG@pka-ejendomme.dk